Negli ultimi mesi il tema del check-in digitale per case vacanza e affitti brevi è tornato al centro dell’attenzione. A riaccendere il dibattito è stata una recente sentenza del Consiglio di Stato, che da un lato ribadisce la priorità della sicurezza, e dall’altro chiarisce che l’identificazione degli ospiti può avvenire anche tramite strumenti tecnologici, non esclusivamente in presenza.
Questa interpretazione è perfettamente coerente con la posizione di FARE (Federazione Associazioni Ricettività Extralberghiera), AIGAB, Associazione Property Managers Italia e ABBAV: “sicurezza sì, ma sfruttando la tecnologia”. Per il comparto extralberghiero la sentenza rappresenta infatti una conferma importante: i sistemi di verifica digitale sono pienamente compatibili con la normativa e, se progettati correttamente, possono addirittura aumentare i livelli di sicurezza.
In questo articolo offriamo una fotografia dello stato attuale, senza trarre conclusioni definitive, pur auspicando l’avvio di un tavolo tecnico che definisca quali tecnologie possano essere adottate.
Perché il check-in da remoto è diventato un tema così centrale oggi
Il punto di partenza è l’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), che obbliga i gestori delle strutture ricettive ad accogliere solo ospiti provvisti di un documento d’identità valido e a trasmetterne i dati alle autorità tramite il portale Alloggiati Web.
La questione centrale è come conciliare questo obbligo con la crescita di case vacanza e affitti brevi, insieme alla diffusione di procedure automatizzate di check-in — come keybox, codici di accesso e serrature smart. Su questo tema si inseriscono la circolare del Ministero dell’Interno 38138/2024, il ricorso al TAR, l’appello del Ministero e, infine, la pronuncia del Consiglio di Stato.
L’interesse delle istituzioni è legato a un elemento cruciale: senza un’identificazione adeguata degli ospiti, aumentano i rischi per la sicurezza, l’ordine pubblico e la tranquillità dei condomìni. La sentenza del Consiglio di Stato non introduce nuove norme, ma fornisce un’interpretazione che oggi rappresenta il principale punto di riferimento per comprendere i limiti e le possibilità del check-in digitale.
Il Consiglio di Stato ha accolto il ricorso presentato dal Ministero dell’Interno contro la precedente decisione del TAR Lazio riguardo alla circolare 38138/2024. In sostanza:
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il Ministero ha ottenuto ragione,
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la circolare è stata ritenuta legittima nel suo ruolo,
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ma viene chiarito che essa ha valore esclusivamente interpretativo e non può introdurre obblighi ulteriori rispetto a quelli già previsti dalla legge.
“De visu” non significa necessariamente “di persona”
Il punto più significativo — in linea con quanto FARE sostiene da tempo — riguarda l’interpretazione del controllo “de visu”:
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il controllo “de visu” richiede una verifica reale dell’identità,
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non implica che questa debba avvenire fisicamente al banco o in presenza.
La sentenza richiama esplicitamente la possibilità di utilizzare strumenti tecnologici, definiti come “appositi dispositivi di videocollegamento” o soluzioni equivalenti, purché consentano di accertare l’identità dell’ospite hic et nunc, cioè nell’immediatezza. Tra questi vengono citati:
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videocitofoni,
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spioncini digitali,
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sistemi basati su QR code con acquisizione di fermi immagine — una soluzione sempre più considerata per dimostrare che l’ospite si trovava realmente sul posto in quel momento.
Self check-in automatico e check-in da remoto: qual è il limite che li distingue
La distinzione fondamentale non è tra processi “digitali sì / digitali no”, ma tra:
→ controllo reale e immediato dell’identità / accesso senza verifica (“accesso cieco”).
Risultano quindi a elevato rischio di non conformità tutti i flussi in cui:
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l’ospite accede tramite codice, keybox o serratura smart,
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l’unico controllo consiste nell’invio del documento o nella compilazione di un modulo,
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manca un momento in cui l’operatore (o un sistema equivalente) verifica effettivamente che la persona presente corrisponda al documento inviato.
In sintesi, i self check-in totalmente automatizzati che si limitano a raccogliere dati, senza un riscontro immediato e concreto dell’identità dell’ospite, non sono allineati con lo spirito della sentenza.
Quando il check-in a distanza è perfettamente legale
È considerato pienamente legittimo — soprattutto nel settore extralberghiero — un check-in a distanza che prevede:
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l’identificazione dell’ospite tramite videocollegamento o strumenti equivalenti (videocitofoni, spioncini digitali, QR code con fermo immagine, ecc.);
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una verifica effettuata nell’immediatezza dell’arrivo (hic et nunc), e comunque prima che l’ospite acceda alla struttura;
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l’utilizzo di sistemi in grado di garantire un’identificazione certa, equivalente al controllo “de visu” in presenza, sostituito da un vero e proprio “de visu digitale”.
Nel comunicato di FARE si evidenzia proprio questo: la sentenza conferma che i sistemi di identificazione digitale, quando progettati correttamente, sono compatibili con la normativa e possono addirittura innalzare il livello di sicurezza.
Keybox: come usarle in modo corretto
Strumenti come keybox, tastierini e serrature smart non sono vietati: ciò che conta è come vengono integrati nel flusso di check-in.
Risultano invece critiche le situazioni in cui:
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l’ospite riceve in anticipo il codice della keybox,
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manca qualsiasi verifica effettiva dell’identità,
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l’intera procedura si riduce a “invio del documento → invio del codice”.
Per utilizzare queste tecnologie in modo coerente con lo spirito della sentenza, il modello corretto è:
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Raccolta dei dati e del documento
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Verifica dell’identità tramite videocollegamento o strumenti equivalenti
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Invio del codice o attivazione da remoto della serratura
In questo approccio, la tecnologia non sostituisce il controllo dell’identità: lo rende possibile e lo rafforza.
Strumenti consentiti per l’identificazione in tempo reale
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Videocitofoni e videocitofoni intelligenti (smart doorbell)
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Spioncini digitali
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QR code con fermi immagine
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Altri strumenti in grado di garantire la corrispondenza effettiva tra ospite e documento
A queste soluzioni si possono affiancare videochiamate tramite whatsapp o piattaforme di accoglienza, sistemi con biometria o ulteriori livelli di verifica, purché siano progettati per assicurare un’identificazione certa e immediata.
Il principio guida è semplice: l’identificazione può essere digitale, a condizione che garantisca un controllo reale e immediato dell’identità dell’ospite.
Impatti pratici
Per le strutture extralberghiere, la sentenza conferma che i sistemi di riconoscimento digitale sono pienamente compatibili con la normativa vigente. Il messaggio è chiaro: è possibile innovare, a condizione che il processo garantisca un’identificazione sicura e verificabile dell’ospite.
Diventano fondamentali alcune precauzioni:
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predisporre protocolli operativi chiari e documentati, in modo da dimostrare come viene effettuata l’identificazione e quali verifiche si compiono in ogni fase del check-in;
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evitare soluzioni improvvisate o non tracciate;
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utilizzare strumenti digitali per semplificare la gestione documentale e garantire la tracciabilità normativa.
Domande:
Il self check-in con sola keybox è ancora legale?
Non lo è se l’ospite accede senza essere mai stato verificato, né di persona né tramite video. La keybox può essere utilizzata solo dopo un riconoscimento visivo in tempo reale.
Posso fare il riconoscimento video qualche ora prima dell’arrivo?
Secondo la sentenza, la verifica deve essere contestuale all’arrivo. L’obbligo della Corte è effettuare il controllo quando l’ospite è effettivamente davanti alla porta, o comunque pochi istanti prima dell’accesso.
Se uso Wiisy per raccogliere i documenti, devo comunque fare la video-verifica?
Sì. La raccolta dei documenti è indispensabile, ma non sostituisce il controllo del volto in tempo reale previsto dall’art. 109 TULPS. Il riconoscimento live rimane un passaggio essenziale, affidato all’operatore.
Questa interpretazione riguarda solo gli affitti brevi?
No. Il principio di identificazione “de visu” si applica a tutte le strutture ricettive. La discussione si è concentrata sugli affitti brevi perché è lì che il self check-in automatico si era diffuso maggiormente.