Sui media nazionali si diffonde la notizia che le Key box sarebbero state dichiarate fuori legge poiché non garantiscono il riconoscimento "de visu" dei documenti degli ospiti. È quindi importante fare chiarezza e illustrare le corrette procedure per l’acquisizione e la registrazione dei documenti, nel rispetto delle normative vigenti.
Quando un ospite effettua una prenotazione, il primo passo è inviare un messaggio di conferma con tutti i dettagli relativi all’abitazione e alle modalità di accesso. La modalità di Self Check-in offre il grande vantaggio di permettere agli ospiti di accedere autonomamente alla casa, evitando inutili attese.
Nel messaggio, è importante richiedere agli ospiti l’invio anticipato di una fotografia dei documenti di identità di tutti i presenti. Questo passaggio consente di verificare il numero esatto di ospiti in arrivo e di correggere eventuali errori nella prenotazione, come un numero errato di persone indicato al momento della prenotazione.
Un momento cruciale è il riconoscimento “de visu”, che avviene quando il proprietario di casa o un incaricato si reca sul posto, incontra gli ospiti e verifica l’identità confrontando il documento di ciascuno con il relativo volto. Solo dopo questa procedura si può procedere alla registrazione degli ospiti, in conformità con le normative di legge.
Vietare il Self Check-in e l'uso delle Key Box risulta una scelta discutibile: anche con un check-in autonomo, il proprietario di casa o un suo incaricato può comunque incontrare gli ospiti successivamente per effettuare il riconoscimento dei documenti, seguendo le procedure indicate dal Ministero.